So funktioniert die Zeiterfassung bei Dienstreisen

Wie werden die Geschäftsreisezeiten berechnet? Zählen Reisezeiten als Arbeitszeit? Dies sind einige der Fragen, die von Arbeitgebern aufgeworfen werden, die Arbeitnehmer haben, die aus beruflichen Gründen außerhalb ihres Wohnorts reisen müssen, sei es zu Besprechungen oder zur Ausbildung. Zeiterfassung in Geschäftsreisen ist wichtig für diejenigen Unternehmen, die reisen müssen, also achten Sie darauf und entdecken Sie alle Informationen darüber.

Workday-Registrierung in einer Geschäftsreise

Wenn wir über Dienstreisen sprechen, müssen die Mitarbeiter immer noch ausnahmslos einstempeln und ihre täglichen Aktivitäten durchführen und ihre tatsächliche Arbeitszeit erfassen. Es gibt jedoch einige Probleme mit der Zeiterfassung, die schwer zu erklären sind.

Generell ist bei einer Dienstreise eines Mitarbeiters die Pendelzeit als Teil seines Arbeitstages zu erfassen. Grundsätzlich ist zu berücksichtigen, dass diese Reisen notwendig sind, um ihre Aufgaben und Verantwortlichkeiten innerhalb einer Jobposition zu erfüllen, ein Beispiel für eine solche Position wären Vertriebsmitarbeiter.

Wie berechnen Sie die Arbeitszeit während der Arbeitsreise?

Was passiert, wenn ein Mitarbeiter das Büro verlassen muss? Zum Beispiel für ein Meeting oder eine Geschäftsreise. Und was passiert, wenn dieselbe Person an verschiedene Orte gehen muss? Wenn Sie ein Arbeitgeber sind und dies ein wiederkehrendes Problem in Ihrem Unternehmen ist, müssen Sie sich informieren und wissen, wie Sie die Arbeitszeit während der Arbeitsreisen verfolgen können. Dies ist einer der häufigsten Zweifel, die Arbeitgeber haben, wenn es um die Einhaltung des Gesetzes und bei der Implementierung einer Zeiterfassungssoftware geht, da sie an alle Bedürfnisse jedes Jobs anpassbar sein muss.

Da Reisen daher auch Ruhezeiten umfassen, raten Experten, dass jedes Unternehmen ein Protokoll dafür erstellen sollte. Bevor jedoch darauf eingegangen wird, wie die Zeiterfassung auf Geschäftsreisen funktioniert, sei es auf Kurzstrecken oder auf Auslandsreisen, muss geklärt werden, was als Arbeitszeit gilt und was nicht. Der Begriff Arbeitszeit bezieht sich auf „jeden Zeitraum, in dem der Arbeitnehmer am Arbeitsplatz, dem Arbeitgeber zur Verfügung steht und in Ausübung seiner Tätigkeit oder seiner Funktionen verbleibt“.

In jeder Situation ist das Beste, was zu tun ist, um eine Aufzeichnung des Arbeitstages für Arbeitnehmer, die nicht immer im Büro sind, zu halten, eine Zeiterfassungssoftware mit Geolokalisierung zu haben, die dem Gesetz entspricht und an die Bedürfnisse von Jobs angepasst ist, die Reisen erfordern. Es geht darum, die richtige Zeitsteuerungssoftware auszuwählen, die das Ein- und Ausstempeln von einem mobilen Gerät jederzeit und überall erleichtert.

In diesen Fällen kann die Implementierung eines Zeiterfassungssystems, das die Ein-/Ausuhr von mehreren Geräten nicht zulässt oder über keine mobile App verfügt, in der der Mitarbeiter die Start- und Endzeit seines Arbeitstages aufzeichnen kann, die falsche Wahl sein und es schwierig machen, die Arbeitszeiten zu verfolgen.

„Um die Stunden von Geschäftsreisen zu berechnen, ist die Wahrheit, dass es in dieser Hinsicht keinen klaren Standard gibt, daher empfehlen Experten Unternehmen, ihr eigenes Aktionsprotokoll zu erstellen“

Mit anderen Worten ist es für jedes Unternehmen ratsam, ein internes Protokoll zur Berechnung von Dienstreisen zu erstellen, in dem festgelegt ist, welche Fahrten als effektive Arbeitszeit gelten und welche nicht. Darüber hinaus werden Unternehmen Arbeitsreisen anders behandeln, wenn sie im Rahmen des Vertrages vereinbart werden oder wenn sie in einer außergewöhnlichen Weise durchgeführt werden.

In den Vereinigten Staaten wurde festgestellt, dass die Reisezeit während der normalen Arbeitszeit als ausgleichsfähige Arbeitszeit gilt. Die Zeit, die ein Arbeitnehmer in der Heimarbeit in einem vom Arbeitgeber bereitgestellten Fahrzeug oder bei Tätigkeiten verbringt, die mit der Nutzung des Fahrzeugs zum Pendeln einhergehen, ist in der Regel nicht „geleistete Arbeitsstunden“ und muss daher nicht bezahlt werden. Diese Bestimmung gilt nur, wenn die Fahrt innerhalb des für den Betrieb des Arbeitgebers üblichen Pendelbereichs liegt und die Nutzung des Fahrzeugs einer Vereinbarung zwischen dem Arbeitgeber und dem Arbeitnehmer oder dessen Vertreter unterliegt.

Registrieren Sie sich in weniger als 5 Minuten und finden Sie heraus, wie Sie mit SesameHR die Mitarbeiterverwaltung digitalisieren und Ihren Arbeitsalltag optimieren können.

Erstellen Sie Ihr Konto!