Checkliste für das Dokumentenmanagement für neue Mitarbeiter

Herzlichen Glückwunsch! Sie haben einen neuen Mitarbeiter. Jetzt ist es Zeit, all ihre Dokumente effizient zu organisieren und zu verwalten. Es stimmt, dass es bei der Einstellung eines neuen Mitarbeiters viel Papierkram gibt, weshalb es wichtig ist, eine Personalabteilung für das Dokumentenmanagement bereit zu haben. 

Ein guter Trick ist, eine Checkliste aller Dokumente und Daten zu haben, die von einem neuen Mitarbeiter benötigt werden. Auf diese Weise stellen Sie die Einhaltung der Vorschriften sicher und beschleunigen den Einstellungsprozess.

Was benötigen Sie von einem neuen Mitarbeiter in Bezug auf Dokumente und Daten?

Bei der Begrüßung eines neuen Mitarbeiters gibt es eine Reihe von Daten und Dokumenten, die immer benötigt werden. Deshalb kann eine Checkliste von Dokumenten, die für die Einstellung von Mitarbeitern erforderlich sind, dem Unternehmen helfen, diese Prozesse viel reibungsloser durchzuführen. Nachfolgend beschreiben wir, was für jeden neuen Mitarbeiter benötigt wird.

• Sozialversicherungsnummer
• Personal-Nr.
• Adresse
• Geburtsdatum
• Bankverbindung: notwendig, um Mitarbeitern ihr Gehalt zu überweisen 

Wo können all diese Informationen gespeichert werden?

Der sicherste Weg, Mitarbeiterdokumente zu speichern, wenn es sich um ein digitales Unternehmen handelt, ist ein Dokumentenmanagementsystem wie Sesame. Auf diese Weise haben sowohl das Unternehmen als auch seine Mitarbeiter Zugriff auf alle ihre Informationen und auf Dokumente wie Verträge oder Gehaltsabrechnungen.

Darüber hinaus gibt es HR-Software, die sogar das digitale Signieren von Dokumenten ermöglicht, sodass diese Prozesse erheblich gestrafft werden.

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